Privacyverklaring

Heb je een vraag?

Privacyverklaring (potentiële) cliënten

Wanneer je cliënt van De Hooge Boom bent of wil worden dan deel je persoonsgegevens met ons.
Wij vinden het belangrijk dat er op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens van onze cliënten (en
hun vertegenwoordigers) wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen we graag uit welke
gegevens we van je verzamelen, met welke reden, wat we hiermee doen en welke rechten je hebt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en met welk doel?

Als je in contact met ons wil komen kan je op de website van De Hooge Boom een contactformulier
invullen. We vragen om je naam en e-mailadres, zodat we weten met wie we contact gaan leggen en
hoe we je kunnen bereiken. Daarnaast vragen we je om een onderwerp aan te geven en een bericht
te formuleren in het tekstveld. Zo kunnen wij ons voorbereiden en je zo efficiënt mogelijk helpen.
Wanneer je het contactformulier invult, geef je toestemming om deze te gebruiken voor het leggen
van contact. De gegevens die je aan ons toevertrouwt gebruiken wij niet voor andere (commerciële)
doeleinden.
De gegevens komen terecht in onze mailbox. Nadat de communicatie is beëindigd, bewaren we de
gegevens nog maximaal zes maanden voor nazorg of om latere vragen te kunnen beantwoorden. Te
allen tijde heb je het recht om in te zien welke gegevens wij van je bezitten. Wij zullen deze gegevens
binnen 30 dagen na aanvraag aan je verstrekken. Je hebt ook het recht om jouw persoonsgegevens
te laten wijzigen of verwijderen, hiervoor geldt dezelfde termijn.
Voor (actieve) cliënten van De Hooge Boom gelden andere regels omdat wij jouw gegevens nodig
hebben om zorg te leveren. We verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegeven om je zorg en
begeleiding te kunnen bieden zoals we dat met je hebben afgesproken in je zorgovereenkomst. We
vragen je een intakeformulier (met o.a. persoonsgegevens) in te vullen en deze mee te nemen naar
het intakegesprek. Wanneer je in zorg komt, leggen we je persoonsgegevens vast in je elektronisch
cliëntdossier. De toegang tot de gegevens is uitsluitend voor de medewerkers en stagiaires. Er wordt
een (digitale) wachtlijst gehanteerd als er niet direct een woonruimte beschikbaar is. Indien je besluit
geen zorg bij ons af te nemen of wij besluiten dat wij je niet de juiste zorg kunnen leveren,
vernietigen wij de persoonsgegevens die je hebt aangeleverd. Wij verkopen nooit je
persoonsgegevens.
 
De gegevens die wij over cliënten opslaan en verwerken zijn:
– Naam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Geboorteplaats en –land
– BSN
– Nationaliteit
– Burgerlijke staat
– Adres
– Postcode en woonplaats
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Verzekeringsgegevens
– Inkomensgegevens
– Indicatie benodigde zorg
– Relevante medische en psychologische gegevens
– Contactgegevens en afspraken vertegenwoordiger, bewindvoerder, familieleden, huisarts, tandarts, ed.
– Verslagen van gesprekken met begeleiders, beschrijving van situaties en incidenten
– Andere gegevens die we nog niet genoemd hebben maar wel nodig zijn voor goede zorg en
begeleiding
 
Als je een cliënt bij ons bent gebruiken wij je persoonsgegevens voor interne analyses, zoals het
verkrijgen van informatie over incidenten.
Cameratoezicht
Op de locatie maken we om veiligheidsredenen gebruik van cameratoezicht. Om de veiligheid te
borgen kiest De Hooge Boom voor cameratoezicht binnen de gemeenschappelijke ruimtes. Dit wordt
duidelijk gemaakt bij de entree van het pand. De camera’s worden ingezet voor de algemene
veiligheid en bescherming van iedereen die bij De Hooge Boom op bezoek komt, woont of werkt.
Hierbij kan gedacht worden aan cliënten, familieleden, bezoekers, zorgprofessionals en andere
(zorg)medewerkers. De beelden zullen alleen beschikbaar zijn voor het management en de
begeleiders op de locatie tenzij er sprake is van een strafbaar feit.

Wat zijn je rechten?

De cliënt en/of zijn/haar (wettelijk) vertegenwoordiger zijn gerechtigd de opgeslagen informatie in te
zien, te corrigeren en/of aanvullen, voor zover deze informatie geen risico of gevaar oplevert voor
het welzijn en/of de begeleiding van de desbetreffende cliënt.
Aanvullend heeft de cliënt recht om:
– De organisatie te verzoeken de gegevens (geheel of gedeeltelijk) te verwijderen. De cliënt
heeft in bepaalde gevallen het recht om vergeten te worden.
– De organisatie te verzoeken tijdelijk niets te doen met de persoonsgegevens (alleen
opgeslagen te houden). Dit heet het recht op beperking.
– De organisatie te verzoeken gegevens digitaal door te sturen naar de cliënt, of naar een
andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit heet dataportabiliteit.
– Bezwaar te maken tegen het verwerken van persoonsgegevens.

Wie hebben toegang tot de persoonsgegevens?

De directie is verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens. De
medewerkers en stagiaires hebben toegang tot de persoonsgegevens van cliënten, voor zover nodig
voor de uitvoering van hun zorgtaak. De medewerkers en stagiaires hebben ten aanzien van alle
gegevens een beroepsgeheim.

Zorginhoudelijk: met wie delen we jouw gegevens?

De persoonsgegevens van cliënten worden verwerkt in een digitaal cliëntdossier (ONS). Als een
andere organisatie persoonsgegevens verwerkt voor ons moet er een verwerkersovereenkomst
getekend worden. In deze overeenkomst staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen
verwerken en hoe ze ermee om moeten gaan. Wij delen geen persoonsgegevens met derden, tenzij
dit voor de zorg aan de cliënt van groot belang is. Dit gebeurt in overleg met jou. Wij delen
bijvoorbeeld relevantie informatie met organisaties die belast zijn met het vaststellen of er toegang
tot zorg nodig is, zoals met Buurtteams, Toegang Beschermd Wonen en het CIZ. Ook kan het
nodig zijn zorginhoudelijk overleg te voeren met de bij jou betrokken ketenpartners, zoals
behandelaren en huisartsen, of in het kader van overdracht naar een andere organisatie. Wij delen
nooit meer gegevens dan nodig is. Bij de start van jouw traject, wordt er aan jou een
toestemmingsverklaring uitgedeeld waarop je per betrokken organisatie kunt aangeven of je akkoord
bent met dat wij gegevens uitwisselen. Steeds wanneer er iemand nieuws in jouw leven komt die
belang heeft bij het uitwisselen van gegevens of informatie, wordt jou opnieuw om toestemming gevraagd. Ook heb je het recht om je toestemming weer in te trekken. Wanneer overheidsinstanties
of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen, zijn we verplicht die te delen.
Bijvoorbeeld de politie of de inspectie gezondheidszorg en jeugd.

Forensische zorg
Als het nodig is voor toezicht op de naleving van de voorwaarden van verlenging voor forensische
zorg, geeft De Hooge Boom informatie door aan het Openbaar Ministerie of de reclassering. Dit gaat
over gegevens die door een algemene maatregel van bestuur zijn aangewezen en die te maken
hebben met de behandeltrouw van de forensische patiënt. Dat gaat bijvoorbeeld om data waarop de
patiënt zorg heeft gekregen, of juist afwezig was, en over de medewerking van de patiënt aan de
zorg. Daarnaast geeft De Hooge Boom, na afloop van de forensische zorg of eerder als het Openbaar
Ministerie daarom vraagt, een advies over het risico op herhaling van het gedrag waarvoor de zorg
was opgelegd. De Hooge Boom kan ook zelf besluiten dit advies te geven, als dit nodig is om recidive
te voorkomen.

Bewaartermijnen: hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij hebben wettelijke verplichtingen waardoor wij persoonsgegevens een bepaalde tijd moeten
bewaren, ook wanneer je uit zorg bent. De zorginhoudelijke gegevens bewaren we voor cliënten uit
de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) vijftien jaar en de Wet langdurige zorg (Wlz) en
Jeugdwet en Wet forensische zorg (Wfz) twintig jaar. De bewaartermijn begint te lopen vanaf het
moment waarop de laatste gegevens in het dossier zijn genoteerd. Voor gegevens die vallen onder
de fiscale bewaarplicht geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Indien de bewaartermijn is
verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens vernietigd. De bewaartermijn van
camerabeelden is in principe vier weken tenzij er een noodzaak is de beelden langer te bewaren in
verband met incidenten.

Hebben jullie iemand die ik kan aanspreken?

De Hooge Boom heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld. De functionaris houdt
toezicht op de naleving van de privacywetgeving. De functionaris is bereikbaar via:
info@dehoogeboom.nl.

Heb je een klacht?

Als je een klacht hebt over de wijze waarop wij als organisatie met je privacy zijn omgegaan dan kun
je een klacht indienen conform onze Klachtenregeling voor cliënten of deze rechtstreeks indienen bij
de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.